Leverantörer av virtuella datarum recension - Virtual Data Rooms

Så här väljer du datarumsprogramvara: Urvalsguide

Även om det tar mycket tid och ansträngning att söka efter rätt VDR är processen inte nödvändigtvis svår, särskilt om du följer vår urvalsguide för virtuella datarumslösningar. 

Att identifiera ditt mål spelar en viktig roll för att välja vilka av lösningarna för virtuella datarum som är bäst för ditt företag. När din avsikt är klar kan du gå vidare till specifika steg för att välja en kompetent VDR-leverantör för dina behov.

1. Ange dina krav

Varje företag och varje projekt är unikt. Baserat på ditt syfte, företagets storlek, branschspecifikationer och många andra faktorer måste du navigera mellan förinstallerade VDR-planer och skräddarsydda flexibla virtuella datarumslösningar. Nedan följer två viktiga faktorer att tänka på i detta skede:

Människor. Börja med att lista alla som kan behöva åtkomst till VDR.
Fråga dig själv:

• Är dom de viktigaste beslutsfattarna eller hela företaget? 
• Vilken åtkomstnivå kommer varje medlem att ha? 
• Är alla potentiella VDR-användare tekniskt kunniga?

Om du bortser från den strikt tekniska sidan av VDR-valet och överväger människofaktorn hjälper du dig att göra rätt val när du väljer rätt verktyg, så se till att ta hänsyn till alla möjliga användare.

Data.  En annan aspekt att överväga är de data du litar på i det virtuella datarummet. Fråga dig själv:

• Vad är volymen av de data som vi kommer att lagra? 
• Vilka är de viktigaste filtyperna vi förlitar oss på i daglig affärskommunikation?
• Vilka sekretessnivåer behöver organisationen? 
• Vilka nedladdningsmöjligheter möjliggör snabb datadelning?

Att planera VDR:s struktur i förväg är en utmärkt tillgång för att hantera data på ett säkert och effektivt sätt.

Med översikten över vad du förväntar dig av en passande VDR-leverantör är du redo att gå vidare till nästa steg: lista de distinkta funktionerna du kommer att leta efter över olika virtuella datarumslösningar.

2. Tänk på de nödvändiga funktionerna

Om det här är första gången du hanterar virtuella datarumslösningar kanske du inte vet vad som är allmänt tillgängligt där ute. I det här läget är det viktigt att förstå skillnaden mellan rudimentär datalagring och VDR. Medan typiska lagringslösningar erbjuder olika metoder för dataunderhållning, till exempel uppladdning, visning, nedladdning och ibland mindre redigering, går virtuella datarum utöver det omfånget.

Datahantering som möjliggörs av VDR kan innebära många dimensioner av tekniska framsteg. Du kan till exempel välja att begränsa eller begränsa åtkomsten till vissa delar av datarummet, vattenstämpeldokument, spåra nedladdningar, förhindra skärmdumpar med mera. Etablerade VDR-leverantörer ger dig också tillgång till en rad professionella, administrativa tjänster, till exempel översättning eller dokumentskanning, mot en extra avgift.

3. Fördela budgeten

Budgetallokering är ett kort men ändå viktigt steg för att gå igenom virtual data room-lösningar. Oavsett om du själv fattar beslutet eller pitchar VDR:erna till dina överordnade, kom ihåg att datarummets funktionalitet och effektivitet alltid korrelerar med dess användningskostnad. Men det betyder inte att det kommer att bli orimligt dyrt att skapa ett virtuellt datarum. 

Som du kommer att lära dig vidare baseras VDR-leverantörernas prissättningsprinciper på tjänsteerbjudandet och företagets specifika krav. Dessutom, så länge du har att göra med en pålitlig leverantör, kommer du att ha en chans att lära dig och förstå priserna innan du fattar några beslut.

4. Jämför alternativ

För att välja den bästa datarumsleverantören måste varje klient överväga dessa och många andra aspekter. Vissa företag väljer datarum efter pris, andra efter kvalitet. Men ändå bör var och en av direktörerna komma ihåg att lagarbete och dataskydd beror på detta förvärv. Höga kostnader innebär dock inte alltid högkvalitativa tjänster. Det är därför det är nödvändigt att ägna maximal uppmärksamhet åt alla nästa faktorer. 

Att jämföra de tillgängliga virtual data room-lösningarna är den mest tidskrävande fasen. Överväg nu att använda följande kriterier för att beskriva de lämpligaste VDR-leverantörerna:

Säkerhet i datarummet

Att säkerställa säkerheten för dina data är avgörande när det gäller att dela dokumentation via VDR:er. När du jämför bör du hålla utkik efter saker som tvåfaktorsautentisering, tidsåtgångsutgång, flera behörighetsnivåer och IP-adressbaserade åtkomstbegränsningar. Notera leverantörens efterlevnadscertifikat för att garantera den perfekta matchningen med de bästa säkerhetsstandarderna. Leta efter virtual data room-lösningar som uppvisar certifieringar som SOC 1 & SOC 2, ISO 27001, HIPAA, GDPR och PCI DSS.

Utrullning

Varje VDR erbjuder en viss nivå av anpassningsförmåga när det gäller operativsystem och enheter. Den perfekta lösningen kommer att vara lika funktionell på alla kraftigt använda plattformar – oavsett om det är iOS eller Android, Windows, Linux eller macOS. Du behöver inte installera många plugins eller skriva en enda kodrad. Titta också på de föreslagna datahotellplatserna. Majoriteten av virtual data room-lösningar använder offentliga moln och flera internationella datacenter, men de utvalda kanske kan erbjuda fysisk lagring och datacenter som är att föredra framför användaren också.

Stöd

Du kan bedöma effektiviteten hos en viss leverantör av virtual data room-lösningar efter deras kundsupport tillgänglighet, kontaktkanaler, svarstid och möjligheten att få ett dedikerat team som hjälper dig genom din VDR-upplevelse. Den föredragna konfigurationen av supporterbjudandet för virtuella datarum kommer att innehålla möjligheten att kommunicera på flera språk, ha tillgång till någon i teamet 24/7 och ett val att kommunicera via livechatt, telefon eller e-post.

Användarhantering

Den leverantör av virtuella datarumslösningar som du vill gå med ger dig möjlighet att begränsa tillgängligheten efter plats eller roll, upprätta flera tillgänglighetsnivåer och övervaka aktiviteten för alla användare på plattformen. Om du vill säkerställa en effektiv upplevelse för alla letar du efter funktioner som massinbjudningar, justerbara Visningsbehörigheter för Excel, användaraviseringar och strömlinjeformade gruppinställningar.

Gränssnitt 

När det gäller en VDR: s gränssnittsgenomförande är slutresultatet alltid en tydlig, intuitiv konfiguration, lika uppenbar för CFO och revisorn på ingångsnivå. En VDR med ett genomtänkt gränssnitt bör erbjuda omfattande distributionsalternativ, en enda inloggning för alla projekt och en bekväm genomrullning för navigering mellan tusentals filer. Bortsett från ett enkelt och omfattande användargränssnitt kanske du också vill dra nytta av VDR-anpassning. På så sätt överförs ditt företagsvarumärke varje steg på vägen och funktionsprioriteringen uppfyller dina specifika behov.

Prissättning

Pris principerna motsvarar olika riktlinjer för de flesta lösningar för virtuella data rum. Vissa alternativ är beroende av pris principer per sida eller lagringsbaserad, där den slutliga kostnaden beror på hur mycket data du behöver. Andra lösningar förlitar sig på modellen per användare där du betalar för antalet platser. Alternativ prissättningsmodell erbjuder en fast månadsavgift, vilket beror på vilket paket du väljer. Vissa erbjuder en begränsad datalagringskapacitet, medan andra möjliggör en skräddarsydd företagsupplevelse med obegränsade administratörer och fast lagringsutrymme. Den slutliga kostnaden beror på uppgiften, mängden data, antalet användare och den prisprincip du väljer.

5. Begär en kostnadsfri prövotid

Precis innan du gör det slutliga valet bland de övervägda Virtual Data Room-lösningarna, dra nytta av att använda deras tjänster gratis i minst en månad. Försök att undvika VDR-leverantörerna som inte erbjuder gratis provperioder, eftersom det kan innebära att de inte har mycket att erbjuda och upprätthålla på initiala avgifter ensam. 

Efter att ha diskuterat några problem med en leverantör kommer alla kunder att se till att de går till det bästa virtuella datarummet. Ibland slutar tjänsten med att programvaran startas. I det här fallet lämnas användare ensamma med problem och obesvarade frågor.

6. Börja använda VDR

När du har hittat kronjuvelen i havet av moderna Virtual Data Room-lösningar, gå vidare och börja dra nytta av programvaran som tillgodoser alla dina behov och gör processen med känslig datahantering trevlig för alla inblandade.

Användning av virtuella datarum

Virtuella datarum används i nästan alla situationer där du behöver ge konfidentiell åtkomst till viss information till en grupp människor. Oftast används VDR för följande uppgifter:

• Analys av företagsdokumentation
• Skapa en företagsdokumentdatabas
• Genomföra en revision före en fusions- och förvärvstransaktion (M&A)
• Förbereda dokument för bolagets börsintroduktion
• Kommunikation med investerare
• Konkurs- och omstruktureringsförfaranden
• Kodanalys utan den risk du har när du överför den till andra entreprenörer

Det allra första steget i filtrering genom möjliga virtuella datarumslösningar beskriver ditt huvudmål. Känslig datahantering gäller för många olika användningsscenarier, och detaljerna för varje enskild bör motsvara VDR: s funktionalitet och funktioner. 

För att ge dig en allmän idé, nedan är de vanligaste implementeringarna av virtual data room-lösningar.

M&A efterforskning 

Även om fusioner och förvärv (M&As) är avgörande för ett framgångsrikt företags tillväxt, är processen i sig nästan aldrig trevlig och enkel. M&As efterlyser enorma mängder känsliga dokument som krävs i olika faser. Ur detta perspektiv måste VDR erbjuda ett flexibelt utbud av åtkomstinställningar och möjligheten att dela upp varje projekt i etapper, till exempel integration före marknadsföring, efterforskning och integration efter sammanslagningen.

Företagsdatabas

Även om ett företag är i utvecklingstillstånd kommer det alltid att finnas gott om konfidentiella data att lagra. Möjligheten att hantera åtkomstprivilegier och tillgängligheten för stor lagrings volym är avgörande för att upprätta en VDR-företags lagringsplats. Dessutom kommer de föredragna virtuella datarumslösningarna att erbjuda långsiktiga planer bortsett från månads- eller projektbaserade avgifter.

Fastighetsförvaltning 

Fastighetsaffärer är alltid förknippade med eskalerade mängder dokumentation. Särskilt när företagets expertis går utöver försäljning och köp underlättande, erbjuder rådgivningstjänster, fastighets- eller markvärdering och andra. virtuella datarumslösningar som är idealiska för fastighetsförvaltning måste ge ett alternativ för automatisk inläsning av dokument i bulk och sortering av data i en förinställd mall.

Börsintroduktion (IPO)

Precis som att engagera sig i M&A är det en övertygande men ändå ansträngningskrävande process att lämna in en börsintroduktion. Företag som förbereder sig för börsintroduktioner måste arbeta hårt för att samla in de nödvändiga dokumenten och skicka in dem i tid. På grund av den stora komplexiteten i offentliga erbjudanden kan tredjepartsexperter också vara involverade. Yttersta sekretess och flexibla åtkomstbegränsningar är oundvikliga delar av lämpliga virtual data room-lösningar för IPO-ansökningar.

Kapitalanskaffning 

Att säkra medel för en lansering eller ett projekt är också så mångnivå och komplicerat som det blir. Beroende på typen av ditt företag kommer du att hantera olika nivåer av konfidentialitet, lagringsvolym, åtkomstinställningar och scensegregation. När du överväger virtual data room-lösningar för kapitalanskaffning är det viktigt att utvärdera gästanvändarprivilegier och åtkomstnivåer. Eftersom antalet besökare är praktiskt taget obegränsat kan du behöva titta på att skapa en separat VDR för den första presentationen och offentliga dokument. 

Idag används virtuella datarum aktivt inom hälso-, riskkapital-, affärsagenter, banker, finansinstitut, konsulttjänster, tillverkning, fast egendom, redovisning och revisioner. Därför, om ditt företag involverar känslig datahantering av något slag och det är viktigt att upprätthålla åtkomsträttigheter och kontroll över distributionen av överförd information, finns det en enorm chans att virtuella datarum hjälper dig att enkelt underhålla dessa processer.

Hur skapas klassificering av virtuella datarum?

För att hantera detta beteendemönster på just denna webbplats har vi samlat all tillgänglig information från öppna källor för att skapa grunden för den aktuella elektroniska datarumsklassificeringen. För att ge en konsekvent utvärdering implementerar vi en femstjärnig skalklassificering baserad på den genomsnittliga poängen för var och en av indikatorerna:

Nedanstående klassificering visar slutresultatet av denna bedömning. Den uppdateras varje månad, VDR-klassificeringen innehåller följande komponenter:

Denna webbplats presenterar en oberoende online-klassificering av virtuella datarum. Här har vi samlat alla leverantörer av datarum online som arbetar med toppföretag runt om i världen. Metoden bakom kreditbetyget är ett aggregerat genomsnittsbetyg. Vi skapade detta betyg eftersom recensioner som publiceras på bara en webbplats kan vara partiska eftersom företag ofta belönar sina kunder för att de lämnar positiva virtuella datarumsrecensioner.