Vad är ett virtuellt datarum? Kunskapsbas

6 minuter
2269
data room, virtual data room. vdr, online data room, dataroom

Vad är Virtual Data Room (VDR)?

Ett virtuellt datarum (VDR), även känt som ett virtuellt avtalsrum, är ett säkert online-arkiv som många företag använder för att lagra och dela känslig dokumentation. VDR-programvaruanvändare kan enkelt dela filer med tredje part, som investerare eller kunder, i en kontrollerad miljö. 

  • Online datarum, digitalt datarum, elektroniskt datarum är synonymt med Virtual Data Room.

Ett elektroniskt datarum eliminerar behovet av att ha fysiskt pappersarbete, vilket minskar röran och slöseriet. Dessutom erbjuder det digitala datarummet avancerade dokumenthanterings- och säkerhetsfunktioner som hjälper till att förbättra arbetsflödet och öka ett teams produktivitet. Online-datarummet ger ett säkert utrymme för bättre samarbete och kommunikation tack vare funktioner som Q&A och kommentaravsnitt. I datarummets affärsrum kan användare när som helst begära åtkomst till nödvändiga dokument och få ett snabbt svar på omedelbara aviseringar.

Hur ser ett VDR-gränssnitt ut? 

Ett online-datarum har ett lättnavigerat gränssnitt, vilket är bra för användare med liten eller ingen erfarenhet av att använda datarum. Den allmänna instrumentpanelen ger användarna av virtuella avtalsrum en översikt över alla filer och användaraktivitet inom VDR. 

Dessutom har de flesta leverantörer av digitala datarum ytterligare utbildningsmaterial och utbildningsmaterial som hjälper nya användare att lära sig mer om funktionerna och navigeringen i det virtuella datarummet.

Säkerhet för virtuella datarum 

Leverantörer av virtuella datarum erbjuder funktioner som garanterar säkerhet för onlinelagring och åtkomstsäkerhet genom att följa internationella efterlevnadsstandarder. Till exempel är de flesta leverantörer certifierade med ISO 27081, som anses vara den främsta säkerhetscertifieringen för molnlagringssystem.

VDR:er erbjuder säkerhetsåtgärder som bevisar deras tillförlitlighet och övergripande tillvägagångssätt för att säkra onlinedokument. Funktioner för säker datadelning inkluderar kontinuerliga säkerhetskopior av data, 256-bitars AES-datakryptering, vattenstämpling, multifaktorautentisering och loggar för aktivitetsgranskning.

Fördelarna med att använda VDR-programvara

De främsta fördelarna med att använda ett virtuellt datarum inkluderar:

  1. Datasäkerhetsgarantier. När du använder ett datarum kan du vara säker på att dina filer är skyddade. De bästa virtuella datarummen ger högsta säkerhetsnivå genom att följa internationella standarder och möjligheten att använda avancerade säkerhetsfunktioner. 
  2. Fullständig dokumenthanteringskontroll. I ett datarum är dina dokument helt under din kontroll. Tack vare spårnings- och analysfunktioner kan VDR-administratörer spåra alla processer inom plattformen och upptäcka misstänkt beteende. 
  3. Enkel åtkomst och tillgänglighet. Användare som har åtkomst till ett virtuellt datarum kan arbeta med sina uppgifter på distans. Dessutom stöder VDR webbgränssnitt och mobila iOS / Android-applikationer, vilket gör arbetet bekvämt från alla enheter. 
  4. Bättre öppenhet. En VDR är ett kontrollerat utrymme, vilket innebär att all aktivitet registreras i åtgärdsloggen. Data från aktivitetsrapporter hjälper till att identifiera fel och undvika missförstånd eller duplicera arbete.
  5. Minskade kostnader. Att använda en VDR sparar pengar, eftersom det eliminerar behovet av ett fysiskt datarum, hantering av pappersarbete och rese- och logikostnader för kollegor. Dessutom bidrar det till att undvika ekonomiska förluster i samband med ett dataläckage. 

Virtuellt datarum kontra molnlagring 

Molnlagring och datarum skiljer sig åt i funktionalitet, säkerhet och prissättning. Molnlagringssäkerhet är grundläggande, medan online-datarum erbjuder fler säkerhets- och spårningsfunktioner samt kryptering och efterlevnad av strikta säkerhetsstandarder. Molnlagringsverktyg har inte många dokumenthanterings- och samarbetsfunktioner eller kundsupport – om det skulle bli problem.

När det gäller komplexa transaktioner väljer företag virtuella datarumslösningar på grund av deras breda verktygssortiment och toppsäkerhetspraxis. Molnlagring är ett mycket billigare alternativ, medan datarum erbjuder en mängd olika prissättningsalternativ, så att du kan välja vad som passar din budget.

Vilka funktioner erbjuder virtuella datarum? 

De flesta VDR-funktioner förbättrar arbetsflödet och filhanteringen. De vanligaste funktionerna är integrerad dokumenthantering, säkerhetsfunktioner, behörighetsalternativ, anpassningsbara instrumentpaneler med analys och ett Q&A-avsnitt.

Genom att utnyttja VDR-funktionalitet kan du uppnå bättre resultat och optimera processerna under M&A-transaktionen. Med dessa funktioner kan du hantera och organisera dina filer mer effektivt.

Vad är ett datarum för M&A? 

M&A-datarum anses vara en säker miljö för fusioner och förvärv. Konfidentiella uppgifter kan enkelt lagras och delas mellan parter som är involverade i företagstransaktioner i ett datarum. Ett datarum för M&A erbjuder användarna den funktionalitet som krävs för att möjliggöra smidigt samarbete och effektivisera arbetsflöden.

Vilka branscher använder VDR: er? 

Företag i alla storlekar använder virtuella datarum. Detta verktyg värderas för den höga säkerheten för sina affärsdata – säker datadelning och lagring, förenklar online due diligence och fusioner och förvärv. Dessa är de tre mest populära användningsområdena för VDR-programvara.

Virtuella datarumslösningar kan också användas för följande ändamål:

  1. Insamling. VDR fungerar som plattformar där företag kan dela sin konfidentiella information med potentiella investerare under processen att samla in pengar. 
  2. Styrelsens kommunikation. Datarum säkerställer säker kommunikation för alla teammedlemmar om olika aspekter av en affärs livscykel.  
  3. Konsulttjänster. Integritet är en topprioritering för konsultföretag. Datarummet tillhandahåller en kontrollerad miljö för att spåra användarinteraktioner. 
  4. Tillverkning. Nya design- och produktdata kan enkelt delas och diskuteras i ett virtuellt datarum, vilket är användbart för tillverkningsindustrin.

De branscher som oftast använder programvara för virtuella datarum inkluderar:

  1. Teknik. Många teknikföretag använder datarum för att dela viktiga dokument med fjärrteam. 
  2. Investment banking. Processer som börsintroduktioner, kapitalanskaffning och M&A involverar stora mängder dokument. Därför kan användning av virtuella datarum underlätta dessa transaktioner.
  3. Private equity och riskkapital. Företag inom dessa områden har ofta flera affärer som går samtidigt. Med hjälp av en VDR kan team organisera dessa erbjudanden säkert och korrekt, vilket minskar risken för fel. 
  4. Juridisk industri. Den juridiska industrin är känd för att hantera berg av pappersarbete. Att använda elektroniska dokument förändrar allt. Det gör det möjligt för användare att effektivisera processen för att dela dokument för olika rättsliga förfaranden.  
  5. Biovetenskap. Företag som arbetar inom life science-industrin kräver högsta säkerhetsnivå för att lagra patientfiler, kliniska provresultat och andra känsliga data. Virtuella datarum tillhandahåller säkra lösningar som uppfyller de strängaste säkerhetsstandarderna som HIPAA.
  6. Startup. Nystartade företag kan använda datarum för viktiga processer som insamlingar. Dessutom tillåter datarumsprogramvara nystartade företag att analysera investerarnas intressen. 

Så här konfigurerar du VDR-programvara 

Att ställa in VDR-programvara är enkelt och enkelt. Det finns flera viktiga steg för att säkerställa att plattformen är redo att användas för komplexa transaktioner. Här är stegen för att förbereda en VDR:

  1. Välj ett datarum som passar dina behov. Innan du förbinder dig till något datarum måste du se till att du har hittat den programvara som bäst matchar dina krav och uppfyller dina affärsbehov.
  2. Skapa en filstruktur för att organisera datarummet. Vi rekommenderar att du skapar en plan eller en karta som du kan följa för att organisera och strukturera datarummet. 
  3. Samla in och ladda upp nödvändiga dokument. De flesta VDR erbjuder bulkuppladdning, vilket gör processen enklare och mycket snabbare.
  4. Ange åtkomstnivåer och behörigheter. Du bör veta exakt vem som är ansvarig för en viss uppgift så att du kan ge dem tillgång till rätt filer.
  5. Bjud in användarna till datarummet. När du har laddat upp, ordnat och tilldelat åtkomstbehörigheter till dina filer kan du börja bjuda in gruppmedlemmar eller andra personer som är involverade i transaktionen till datarummet.

Hur hittar jag rätt datarumsleverantör?

Rätt datarumsleverantör erbjuder den funktionalitet som matchar dina behov. Du måste bestämma vad du förväntar dig av leverantören och vilka mål du vill uppnå med det här verktyget. Undersök det virtuella datarummets funktionsalternativ och bestäm vilka som bäst passar dina affärsbehov. 

Det finns många plattformar för programvarugranskning där du kan hitta användbar information om olika leverantörer. Du kan jämföra de leverantörer som intresserar dig mest och sedan bestämma vilken som fungerar bäst för dig. 

Läs dessutom recensioner eller överväg hänvisningar från andra yrkesverksamma som arbetar i din bransch och lär dig mer om deras erfarenhet av att använda VDR. 

Det finns vissa skillnader i funktionalitet, tillgänglighet, användargränssnitt och kostnader för vissa datarumsleverantörer. Vissa leverantörer erbjuder specifika funktionsuppsättningar, olika prispunkter, säkerhetsrutiner och användbarhet – det här är de viktigaste aspekterna som kan skilja sig från en leverantör till en annan. Nuförtiden finns det så många datarumsalternativ tillgängliga på marknaden att alla företag kan hitta ett som passar deras affärsbehov.

Prissättning av virtuella datarum

VDR-prissättningen beror på flera faktorer, inklusive antalet användare, lagringskapacitet och ytterligare funktioner. Olika datarumsleverantörer erbjuder en mängd olika prisplaner och prenumerationsalternativ, så att du kan hitta den som bäst passar dina behov. 

De flesta virtuella datarum är mycket dyrare än grundläggande molnlagringsverktyg. Det beror på att VDR:n säkerställer toppsäkerhetsåtgärder, har kundsupport dygnet runt och regelbundet uppdaterar funktioner. Som ett resultat börjar de flesta datarumsprogram på cirka $ 129 per månad.

Slutsats

Ett virtuellt datarum är ett kraftfullt affärsverktyg som är relevant för en mängd olika branscher. Med en VDR-funktion kan du öka teamets produktivitet, effektivisera arbetsflödet och förbättra samarbetet. Detta leder till positiva resultat och att viktiga affärer avslutas snabbare med mindre resurser.